POLÍTICA DE PRIVACIDAD

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1. INTRODUCCIÓN

El artículo 15 de la Constitución Política consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo. El Banco Davivienda S.A., en adelante Davivienda, identificada con el NIT 860034313 con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C es un establecimiento de crédito que en desarrollo de su objeto social recolecta y administra información personal. Por lo tanto, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal de sus clientes, empleados, candidatos, proveedores, accionistas, aliados y todos los demás Titulares en que se ejerza el tratamiento de datos personales por parte de Davivienda. Por tal motivo, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales (Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012), Davivienda adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “Política”). Davivienda garantizará en todo momento el acceso a su Política y pondrá especial esfuerzo en la atención completa y oportuna de las consultas y reclamos que puedan formular los distintos Titulares.

1.2. NORMATIVIDAD

A continuación, se listan a manera de referencia las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento Davivienda está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política

La Ley 1266 de 2008 estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países. “El hábeas data financiero”, se entiende como el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. Davivienda, actúa bajo el marco de la Ley 1266 de 2008 “Ley Especial de Habeas Data” como Fuente y Usuaria de la Información. La Ley 1581 de 2012 “Régimen General de Protección de Datos” en Colombia, estableció el derecho de Habeas Data, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos.

1.3. OBJETIVO

La presente Política tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de Davivienda, y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas de seguridad necesarias para proteger los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.

1.4. ALCANCE

como Responsable velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decretos 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. Sin perjuicio del cumplimiento del deber de reserva bancaria y de la Ley 1266 de 2008 que le corresponde a Davivienda, en su calidad de establecimiento de crédito, en esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los Titulares de la información y realizar un debido tratamiento de éstos. BANCO DAVIVIENDA S.A. • POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES • Página 4 de 24 El tratamiento que se realice por parte de Davivienda se basará en la autorización otorgada por el Titular y tomará en cuenta las finalidades previa y expresamente informadas. Así mismo, Davivienda en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del Grupo Bolívar, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer a Davivienda, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier otra, frente a los Titulares de la información. Se entenderán que son parte de Davivienda y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo Bolívar de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales éstas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior. La presente Política, está dirigida a nuestros clientes y/o usuarios, empleados, candidatos, proveedores, aliados, accionistas y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales Davivienda realiza tratamiento de información personal. Esta Política será aplicable a los datos personales que se encuentren bajo la administración de Davivienda, o sean susceptibles de ser conocidos por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con las demás entidades que hacen parte del Grupo Empresarial al cual pertenece, de alianzas comerciales, de convenios o eventos publicitarios. En el primer caso Davivienda actuará como Responsable, en los demás casos podría tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba. Así mismo, esta política será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano, así como, cuando el Responsable o el Encargado del tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana. Davivienda adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas conozcan la normatividad relacionada con protección de datos personales.

1.5. DEFINICIONES

Para el entendimiento y claridad de esta política por parte de los Titulares, se tendrá en cuenta las siguientes definiciones de la Ley General y de la Ley especial:

Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

Dato Privado: Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular de la información.

Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión de Datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un Encargado realice tratamiento por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

1.6. DATOS DE CONTACTO DE DAVIVIENDA

El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Davivienda y sus datos de contacto son los siguientes:
CAPÍTULO II

PRINCIPIOS

Davivienda en desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se compromete aplicar de manera armónica e integral los siguientes principios:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD

El Tratamiento al que se refiere la ley 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD

El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD

El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Con excepción de información pública Davivienda no pondrá los datos personales a disposición en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

2.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

2.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

2.10. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD

El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

2.11. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES

La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

CAPÍTULO III

3.1. AUTORIZACIÓN

Davivienda solicitará la autorización de manera previa, expresa e informada a los Titulares para el tratamiento de sus datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, verificación y trazabilidad posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del Titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, digital o por conductas inequívocas. En virtud de su naturaleza y objeto social, Davivienda recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene previa, expresa e informada la autorización del Titular.

Davivienda conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Así mismo, en Davivienda cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

3.1.1. Datos sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, Davivienda informará al Titular de los datos lo siguiente:

3.1.2. Datos de niños, niñas y adolescentes

Davivienda se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, Davivienda actuará de conformidad con lo siguiente:

En el caso de adquisición por parte del menor adulto de productos y/o servicios financieros por medio de canales digitales, en Davivienda se incluirá una declaración en donde el menor manifieste que ha sido informado, ha sido escuchado, ha entendido y ha comunicado a sus representantes legales su intención de celebrar un contrato financiero, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad legal para celebrar relaciones contractuales, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales. Además, se entiende que el tratamiento de sus datos personales estará limitado a ser usado para cumplir con las obligaciones contractuales derivadas del producto y/o servicio financiero que desee adquirir.

3.2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

A continuación, se señalan las principales finalidades con las que Davivienda realiza el tratamiento de la información personal:

3.2.1. Clientes

Davivienda tratará los datos personales para los fines propios de los contratos financieros y crediticios que se hayan celebrado, todo ello de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que regulen de manera específica la materia.

A continuación se detallan las finalidades de tratamiento que Davivienda aplicará para sus clientes:

  1. Desarrollar los procesos que se requieran para la adecuada prestación de los productos y/o servicios contratados.
  2. Evaluar, mantener, mejorar y profundizar la relación contractual, incluyendo el envío de información de nuevos productos y/o servicios.
  3. Actualizar los datos suministrados con la información que se encuentre disponible en los Operadores de Información o cualquier otra persona, entidad u organización que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades.
  4. Desarrollar e implementar herramientas de prevención de fraudes.
  5. Compartir los datos relativos a la información financiera, lo cual incluye el uso y la actualización de los datos de contacto, con firmas especializadas en labores de cobranzas para que adelanten la gestión de cobro y recaudo de las obligaciones contraídas, y demás servicios que se consideren necesarios o complementarios. Así como, el manejo de la cartera vencida, utilizando para ello tanto los mecanismos judiciales como también las vías extraprocesales permitidas por el ordenamiento jurídico.
  6. Evaluar la solvencia del deudor, su comportamiento de pago, el cobro de las cuotas, tasas y cargos correspondientes, tanto de manera prejudicial como judicial, si hubiere lugar a ello.
  7. Consultar, solicitar y/o verificar el comportamiento comercial, crediticio, financiero, y de servicios en los Operadores de Información (entendidos estos como los Operadores de qué trata la Ley 1266 de 2008 y demás normas que la complementen, modifiquen, adicionen o sustituyan) o cualquier otra persona, entidad u organización que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades, para los siguientes objetivos: (i) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual, cualquiera que sea su naturaleza; (ii) monitorear el grado de endeudamiento y/o incumplimiento en el sector financiero, comercial, y de servicios, con el objetivo de evaluar los riesgos derivados de una relación contractual vigente; (iii) como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas, y (iv) desarrollo de herramientas que prevengan el fraude, y las acciones o prácticas corruptas, así como aquellas que permitan conocer características del comportamiento financiero y crediticio.
  8. Para solicitar consultar y obtener información financiera, datos de seguridad social y parafiscales y/o datos personales que se encuentren en centrales u operadores de información o cualquier entidad autorizada para tratar mis datos, con el fin de que Davivienda evalúe la solicitud de productos y/o servicios financieros, actualice los datos o realice perfilamiento, teniendo en cuenta el comportamiento financiero, comercial, pagos al sistema de seguridad social y parafiscales y/o de servicios que haya adquirido. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de la obligación de actualizar anualmente los datos personales.
  9. Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre mis gustos y preferencias respecto de los productos y/o servicios contratados.
  10. Realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o servicios a ser ofrecidos.
  11. Suministrar información sobre nuevos productos y/o servicios así como eventos, novedades, promociones, publicidad y programas de fidelidad, mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, fax, SMS, MMS, redes sociales o medios similares.
  12. Medir el nivel de satisfacción respecto de los productos y/o servicios contratados.
  13. Compartir la información con entidades del Grupo Empresarial Bolívar cuya matriz es Grupo Bolívar, ubicadas dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, las cuales aparecen listadas en el link: http://www.sociedadesbolivar.co/wps/portal/web/nuestrascompanias/, en el que se informa el tipo de actividad que cada una de ellas desarrolla, a efecto de que me sean ofrecidos sus productos o servicios comerciales mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, fax, SMS, MMS, redes sociales o medios similares, así como para desarrollar actividades de conocimiento del cliente, campañas comerciales, publicitarias y marketing.
  14. Compartir mi información con aliados comerciales y estratégicos, a efecto de realizar el ofrecimiento y desarrollo de ofertas de valor.

3.2.2. Empleados

  1. Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos, y desarrollar la relación precontractual, contractual y poscontractual.
  2. Manejo interno de la información en desarrollo del vínculo laboral existente y el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas del mismo.
  3. Cumplir con los requerimientos realizados por las autoridades judiciales y/o administrativas competentes.
  4. Compartir los datos personales para ser informado o participar en las actividades de bienestar que desarrolla Davivienda, directamente o a través de terceros quienes deberán dar el mismo tratamiento y mantener total reserva sobre los mismos.
  5. Transmitir y/o transferir a las entidades, que tengan relación contractual con Davivienda tales como proveedores, auditor, colaboradores y fondo de empleados dentro del marco de la correspondiente relación laboral.
  6. Enviar publicidad sobre los productos y/o servicios ofrecidos por el Banco Davivienda, sus filiales y demás entidades pertenecientes al Grupo Bolívar, ubicadas dentro o fuera de Colombia, las cuales aparecen listadas en la siguiente dirección: http://www.sociedadesbolivar.co/wps/portal/web/nuestrascompanias/. Así como enviar publicidad sobre los productos y/o servicios ofrecidos por los Fondos de empleados o entidades sin ánimo de lucro del Grupo Bolívar.
  7. Usar los datos personales en campañas de comunicaciones internas del Grupo Bolívar S.A cuando expresa y voluntariamente decida participar.
  8. Participar en estrategias, campañas y pruebas pilotos de productos y/o servicios del Banco Davivienda y/o empresas del Grupo Bolívar relacionados con temas digitales, mejoras en procesos o nuevos productos.
  9. Consultar los datos personales relacionados con temas de salud, con el propósito de recibir información y acceder a los distintos servicios de los centros médicos, como: odontología, medicina general, especialidades médicas y campañas de promoción y prevención en salud ocupacional. Asimismo, para gestionar la transcripción de incapacidades o generación de reporte ante las ARL, COPASS o todas aquellas que las sustituyan en cumplimiento de la normatividad relacionada con seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
  10. Solicitar y acceder a mis datos con el propósito de capacitarse en el desarrollo de las funciones que se desempeñan como empleado de Davivienda.

3.2.3. Candidatos

Los datos personales proporcionados por los candidatos en sus hojas de vida en los procesos de selección del Grupo Bolívar a través del Portal https://www.trabajarendavivienda.com/ serán almacenados en las bases de datos del mismo y utilizados para las siguientes finalidades:

  1. Compartir información de las ofertas laborales de las distintas empresas del Grupo Bolívar, sus requisitos y mecanismos de aplicación.
  2. Evaluar, corroborar y determinar el cumplimiento del candidato con las exigencias del cargo y la compañía a la que se postula, de acuerdo a lo establecido en la política y el procedimiento de atracción y selección de las compañías.
  3. Compartir la información de candidatos con terceros para la validación de confiabilidad, es decir visita domiciliaria, examen médico, estudio de seguridad y pruebas de integridad.
  4. Ser insumo para el proceso de vinculación a las compañías y alimentar las bases de datos de funcionarios en los casos requeridos.
  5. Construir métricas y análisis de gestión y analítica.

3.2.4. Proveedores

Davivienda busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos. Así como, hacerlos partícipes de actividades o campañas que puedan resultar de su interés.

  1. Realizar todas las actividades necesarias para cumplir y desarrollar la relación contractual y/o servicio.
  2. Enviar publicidad e información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por Davivienda, sus filiales y demás entidades pertenecientes al Grupo Bolívar, ubicadas dentro o fuera de Colombia, las cuales aparecen listadas en la siguiente dirección: www.grupobolivar.com.co.
  3. Para fines estadísticos, de control, supervisión, que permitan desarrollar herramientas que prevengan el fraude, acciones o prácticas corruptas.
  4. Consultar comportamiento financiero y crediticio en centrales de riesgo.

3.2.5. Accionistas e Inversionistas

La información y los datos de los accionistas e inversionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por Davivienda y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.
  2. Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
  3. Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
  4. Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
  5. Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de Corrupción.
  6. El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.
  7. Brindar información relacionada con la actualidad financiera y no financiera del Banco.
  8. Realizar reportes mensuales para fines estadísticos.
  9. Permitir el acceso a los auditores, revisor fiscal o terceros contratados por Davivienda, para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa.
  10. Atender consultas relacionadas con la actualidad financiera y no financiera que tengan los accionistas y/o inversionistas.

3.2.6. Cliente de Alianzas

A continuación se detallan las finalidades de tratamiento que Davivienda aplicará para sus Aliados:

  1. Recibir información sobre los productos o servicios ofrecidos por los Responsables y sus aliados, a través de mi correo electrónico, teléfono fijo, celular, redes sociales o cualquier otro medio similar.
  2. Compartir y actualizar mis datos personales con las empresas o aliados, cuando sea necesario para la ejecución de los contratos que respaldan la ejecución de los productos y/o servicios ofrecidos por los Responsables.
  3. Ser consultado en centrales de información financiera así como de obtener las referencias comerciales necesarias que le permitan a los Responsables tener un conocimiento adecuado sobre mi comportamiento en el desarrollo de las relaciones financieras, comerciales y/o de servicios que haya adquirido.
  4. Reportar a las centrales de información financiera y crediticia que operen en Colombia, el nacimiento, modificación, extinción y cumplimiento de las obligaciones contraídas con los Responsables.
  5. Compartir los datos personales con terceros aliados, ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando sea necesario para la adecuada ejecución de los servicios contratados con los Responsables.
  6. Hacer estudios estadísticos o de comportamiento sobre mis gustos y preferencias, respecto de los servicios ofrecidos, para realizar prospección comercial, con el fin de identificar las necesidades y gustos a satisfacer con los productos y/o servicios a ser ofrecidos por los Responsables.
  7. Analizar por el sistema de monitoreo para la prevención del fraude o por personal autorizado y altamente calificado para analizar dicha data y mejorar los estándares de calidad de las transacciones de los servicios ofrecidos por los Responsables.
  8. Utilizar mis datos personales con el fin de compartirlos con terceros aliados ubicados dentro o fuera de Colombia, a efectos de que me sean ofrecidos sus productos y/o servicios comerciales mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, SMS, MSM, redes sociales o cualquier otro medio similar, así como desarrollar actividades de conocimiento del cliente, campañas comerciales, publicitarias y de marketing.
  9. Utilizar los datos, con el fin de compartirlos con entidades del Grupo Empresarial Bolívar cuya matriz es GRUPO BOLÍVAR S.A., ubicadas dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, las cuales aparecen listadas en el link: https://www.sociedadesbolivar.com.co/wps/portal/web/nuestrascompanias , en el que se informa el tipo de actividad que cada una de ellas desarrolla, a efecto de que me sean ofrecidos sus productos o servicios comerciales mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, fax, SMS, MSM, redes sociales o medios similares, así como para desarrollar actividades de conocimiento del cliente, campañas comerciales, publicitarias, y marketing.

3.3. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por Davivienda durante el término contractual en el que el Titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley, adicionalmente se conservarán de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad.

CAPÍTULO IV

TITULARES

4.1. DERECHOS

  1. Dirigirse a Davivienda, a través de los canales establecidos en la presente Política con el fin de conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Davivienda salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
  2. Ser informado por Davivienda, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por Davivienda, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.
  3. Solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

    Dicho derecho no procede cuando exista un deber legal o deber contractual de permanecer en la base de datos.
  4. Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por Davivienda, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto por la ley en materia de protección de Datos y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

De conformidad con el Art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá realizarse por las siguientes personas:

Davivienda a través de su Aviso de Privacidad de Datos informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

CAPÍTULO V

DEBERES DE DAVIVIENDA EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO

5.1. DAVIVIENDA EN CALIDAD DE RESPONSABLE

5.2. DAVIVIENDA EN CALIDAD DE ENCARGADO

En los casos en que Davivienda actué como Encargado de tratamiento de datos personales deberá cumplir con las obligaciones establecidas y que coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este numeral a las que no quedaron listadas en el numeral 5.1 de esta Política.

CAPÍTULO VI

PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS, QUEJAS Y/O RECLAMOS

En cumplimiento de las normas de protección de datos personales, Davivienda establece el presente procedimiento y requisitos a los Titulares de los datos personales o causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo en presentar alguna consulta, petición, queja y/ o reclamo en el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten.

Es indispensable para Davivienda que la persona que realice una consulta, petición, queja y/ o reclamo acredite su identidad cumpliendo con los siguientes requisitos:

CLIENTES

En caso de ser Cliente de Davivienda se acreditará su identidad mediante los procesos de autenticación internos de Davivienda.

USUARIO

Si el Titular de los datos personales no es cliente de Davivienda deberá indicar número de documento de identidad, dirección y datos de contacto.

EMPLEADO, ASPIRANTE O EXEMPLEADO

En caso de ser Empleado de Davivienda se acreditará su identidad mediante los procesos de autenticación internos de Davivienda. Si el Titular de los datos personales es aspirante o exempleado de Davivienda, deberá adjuntar copia de su documento de identidad e indicar dirección de correo electrónico y datos de contacto.

PROVEEDOR

En caso de ser proveedor vigente, se acreditará su identidad mediante los procesos de autenticación internos de Davivienda. Si el Titular de los datos personales ya no es proveedor de Davivienda, deberá adjuntar copia de su documento de identidad e indicar dirección de correo electrónico y datos de contacto.

En caso de que el causahabiente del Titular de los datos personales solicite la consulta, queja y/ o reclamo, deberá adjuntar los siguientes documentos e información:

  1. Copia documento de identidad del Titular.
  2. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
  3. Copia Registro civil de defunción del Titular.
  4. Documento que acredite la calidad en que obra o relación de parentesco. (Registro civil, cuando aplique).
  5. Dirección y datos de contacto del consultante.

Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular de los datos personales quien presenta la consulta, queja y/o reclamo, deberá anexar los siguientes documentos e información:

  1. Copia de documento del Titular.
  2. Copia Documento de identidad del representante legal y/o apoderado.
  3. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
  4. En caso de persona jurídica, certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días.
  5. Copia documento de identidad del Titular.
  6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.

6.1. CONSULTAS Y/O PETICIÓN

Los Titulares, causahabientes o cualquier otra persona con interés legítimo, podrá conocer y consultar la información que de éste repose en las bases de datos personales almacenados por Davivienda.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al Titular o causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

6.2. QUEJAS Y/O RECLAMOS

Los Titulares, causahabientes o cualquier otra persona con interés legítimo que considere que la información contenida en la base de datos personales de Davivienda, o de alguno de sus Encargados, debe ser sujeta a corrección, actualización, supresión, o que adviertan un posible incumplimiento, podrá presentar una queja y/o reclamo, en los siguientes términos:

6.2.1. Requisitos para presentar un reclamo

  1. El reclamo se formulará ante Davivienda, acompañado del documento de identificación del Titular. Si es una persona distinta del Titular (causahabientes o cualquier otra persona con interés legítimo) deberá adjuntar los documentos señalados en el presente capítulo.
  2. Descripción clara y expresa de los hechos que dan lugar a la queja.
  3. Número telefónico de contacto (número de celular o teléfono fijo).
  4. Dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica.
  5. Adjuntar los documentos que pretenda hacer valer.

6.2.2. Procedimiento

Las consultas, quejas y/o reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos de Davivienda.

6.3. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y/O RECLAMOS

Davivienda tiene habilitados para los Titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal:

6.3.1. Canales dispuestos para Clientes, Accionistas y Clientes de Alianzas

6.3.2. Canales dispuestos para Usuarios

6.3.3. Canales dispuestos para Empleados

6.3.4. Canales dispuestos para Candidatos

6.3.5. Canales dispuestos para Proveedores

6.4. CONSULTA, QUEJAS Y/O RECLAMOS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Los Titulares, causahabientes o cualquier otra persona con interés legítimo, solamente podrán presentar consultas, quejas y/o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, una vez hayan agotado el procedimiento de consulta, queja y/o reclamo ante Davivienda mencionado en esta Política, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

CAPÍTULO VII

VIDEO VIGILANCIA

Davivienda utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de Davivienda, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad u organización.

Davivienda no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial, de autoridad competente o que la ley lo permita.

CAPÍTULO VIII

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES NACIONAL Y/O INTERNACIONAL

Davivienda, como Responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en la presente Política, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

Davivienda, verificará que el país receptor de la información personal ha sido incluido en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos, señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

Adicionalmente, Davivienda celebrará contrato de transmisión y/o transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transmisión y/o transferencia y en los casos en que aplique, Davivienda solicitará la declaración de conformidad.

8.1. RELACIÓN CON TERCEROS, ALIADOS ESTRATÉGICOS Y/O COMERCIALES Y ENCARGADOS DE DAVIVIENDA

Davivienda, velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales o alianzas, cumplan con el régimen de protección de datos personales en Colombia y con la presente Política.

Davivienda, sin perjuicio de toda la documentación en materia de protección de datos, podrá solicitar a terceros y/o Encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Política y el régimen de protección de datos personales en Colombia.

En caso de utilizar información de aliados comerciales se verificará que el aliado cuenta con las autorizaciones correspondientes y en el evento de permitir que aliados comerciales puedan conocer datos personales de contacto para realizar ofertas, se verificará que los Titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. En estos casos siempre existirá la opción clara y disponible de revocar el consentimiento, y los datos serán señalizados con el fin de evitar que se vuelvan a utilizar para realizar ese tipo de ofertas.

Davivienda podrá solicitar a terceros y/o Encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales.

CAPÍTULO IX

NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO

Davivienda cuenta con políticas, normas y procedimientos tendientes a mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo los datos personales. Igualmente, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para preservar la seguridad de la información y los datos, prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Se ha establecido que en los contratos, celebrados con los Encargados, se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

9.1. COOKIES

Davivienda tiene definida una Política para el uso de las Cookies en su sitio web corporativo y sus aplicaciones móviles (Apps), en donde se establecen los términos de uso de estos archivos y los derechos de los Titulares en relación con la recolección de datos y el uso que se da a esta información personal.

Para mayor detalle de esta Política puede consultar: www.davivienda.com

CAPÍTULO X

VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de la información empezó a ser desarrollada en el mes de marzo de 2013 y fue publicada el día 31 de mayo de 2013.

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia.

Cualquier actualización o modificación, Davivienda informará a los Titulares de la información personal en la página web https://www.davivienda.com o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DE LA APROBACIÓN ASUNTO
1.0 Marzo 2013 Alta Gerencia Aprobación y publicación de la política
2.0 Noviembre 2021 Junta Directiva Actualización de la política